Antes de saber cómo elegir y alquilar salas de reuniones, lo mejor es informarse sobre el uso correcto de estos espacios.
Se trata de un espacio para poner al día a los empleados sobre nueva información y habilidades, aparte de fomentar y trabajar la imagen de una empresa. En otras palabras, se trata de absorber información de gran importancia para el trabajo de cada empleado. Deben estar especialmente diseñadas para la mejor transferencia posible de información a grupos de empleados. Por supuesto, no todas son iguales, y hay distintos tipos según necesidades determinadas.
¿Por qué alquilar salas de reuniones?
La compra y el mantenimiento de oficinas supone mucho gasto. En cambio, es una opción mucho mejor alquilar una sala de reuniones para momentos puntuales. Normalmente, se recomienda alquilar una sala de reuniones para situaciones donde este en juego o donde haya que favorecer la imagen de la empresa, como por ejemplo, presentación de marca, formación a empleados, entrevistas o reuniones con clientes.
¿Cómo se que estoy eligiendo la mejor sala de reuniones?
Se debe comprobar varios factores imprescindibles antes de decidirse por un espacio concreto:
- Un guardarropa o un lugar donde cada participante pueda guardar sus pertenencias.
- Fácil acceso al transporte público y al espacio.
- Aire acondicionado y calefacción fácilmente regulables.
- Una iluminación adecuada, sobre todo, si usa pantallas
- Si la sala cuenta con material técnologico de alta calidad.
- Una decoración sencilla y minimalista, con la finalidad de evitar distracciones u otros puntos de atención.
El uso de las salas de reuniones
Aunque sigue creciendo la tendencia de trabajar desde casa, algunos creen que el trabajo a distancia no es nada productivo. Por eso, cada vez son más los profesionales que empiezan a utilizar espacios de coworking, salas donde acuden personas de diferentes empresas y trabajan en un entorno común y donde el networking está cada vez más presente. El mejor ejemplo son los autónomos que, de este modo, tienen acceso a tecnología, salas de reuniones y un entorno social donde realizar sinergias laborales.
Sin embargo, las salas de coworking están pensadas para muchas cosas. Entre otras cosas y sobre todo, para la formación. Basta con imaginar una empresa cuyos empleados trabajan en distintas direcciones, pero que necesitan reunirse en un mismo lugar para recibir formación. En ese caso, lo mejor es alquilar una sala de reuniones.
Presencial VS Online
Un espacio físico crea un entorno cara a cara, donde los participantes pueden tener contacto directo todo el tiempo, y evita distracciones. En el mundo online, tendrás la oportunidad de discutir cosas, pero hay muy poco espacio para la interacción, es un método en el que prima la comodidad. Independientemente del método en el que se llevan a cabo las reuniones, es bueno saber, y muy importante a tener en cuenta, que la transmisión del mensaje que se quiere dar, no va a ser la misma que una comunicación en línea.
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